很多小店家跟我說同一件事：「月底一盤點，帳上跟實際差個幾十個，從來沒對過。」
他們大多用 Excel 或 Google 試算表記庫存，而且都很認真在記。落差通常不是因為誰偷懶，而是因為記錄的方式允許你直接改數字，卻沒有要求你說明為什麼改。
少量庫存，試算表本來就夠用
先把話說在前面：品項不多、只有一個人維護、進出貨不頻繁的時候，試算表是合理的選擇，不需要為了「比較專業」而換系統。
問題不在於 Excel 本身弱，而在於預設的用法——多數人開一張表，一格一個商品，賣掉就把數字改小。這種用法沒有留下任何異動的痕跡。
「改數字」與「走流程」的差別
改數字：直接把 A2 從 100 改成 85，庫存就少了 15 個。但為什麼少？是賣出去了、損壞了，還是手誤？表格本身不知道。
走流程：開一張出貨單，填明細、填數量、確認。庫存被扣的同時，記下了「誰、什麼時候、因為什麼原因、扣了幾個」。
這個差別不是「Excel 對上系統」，而是「只記結果」對上「記下每一次異動」。同一張試算表，如果你改成一列一筆異動、期末用加總算出結存，就已經拿回大半的可追溯性。
試算表能補到什麼程度
現在的試算表工具比多數人以為的完整：
- 版本紀錄：Microsoft 365 與 Google 試算表都有版本歷程，可以看到誰在什麼時候改了什麼、必要時還原。單機的舊版 Excel 檔案就沒有這個保障。
- 權限：共享檔案可以設定檢視或編輯權限，也可以鎖定工作表、保護特定儲存格範圍。設定到什麼程度，取決於你有沒有真的去設。
- 資料驗證：可以限制只能輸入清單裡的商品編號與正數，減少打錯的機會。
所以「Excel 沒有紀錄、沒有權限」這種講法並不準確——能不能追溯，取決於你用的版本、共享方式，以及有沒有把這些功能打開。
試算表真正難處理的，是下面這幾件事：多人同時大量編輯時的衝突與覆蓋、把單據明細與庫存結存綁在一起、以及在幾千筆異動裡快速查出某一批貨的來源。這些不是設定能補的，而是資料結構的差別。
三個最常見的錯帳場景
場景一：出貨忘了扣
貨剛出門，電話又來了，單據想說下午再補，結果下午忘了。今天的庫存少 20 個，帳上看不出來。
場景二：進貨單位搞混
「剛進了 2 箱汽水」，有人把箱當瓶填，庫存多了 24 瓶。直到月底盤點才發現差這麼多。
場景三：取消的單沒有反向還原
某筆出貨取消了，刪掉試算表那一行，卻忘了把庫存加回來。這種最難查，因為連紀錄都被刪掉了。
三種都有一個共同點：動作發生了，但異動沒有被記成一筆有原因的紀錄。
進銷存系統做的是「不給你改數字」
BZ66 的核心設計只有一句：庫存數字必須由單據異動產生，不能手動改。
出貨就開出貨單、進貨就開進貨單、取消就作廢整張單並由系統還原庫存。連損耗與盤點差異這種非正常異動，也要透過調整單填原因，而不是直接改總數。
這個限制本身就是價值所在——代價是彈性變少，你不能再「先改一下、之後再說」。
對不起來的時候，至少知道從哪查
用了進銷存系統之後，如果月底還是有差異，比較常見的原因有：有單沒開、單位或換算填錯、盤點當下還在進出貨、或是實際短少（破損、遺失、竊損）。系統幫你做到的是可以一筆一筆查異動紀錄，而不是保證數字一定會準。
這也是試算表與進銷存系統最本質的差別：不是功能多寡，而是「有沒有把每一次異動留成紀錄」。
想先用試算表把流程建起來，可以照《小公司如何管理庫存？從進貨到盤點的基本流程》 的步驟做——那篇也說明了什麼時候試算表開始不夠用。